Kontrola powinna być zapowiedziana. Organ kontroli chcąc umówić się z przedsiębiorcą celem przeprowadzenia czynności o charakterze kontrolnym powinien dostarczyć na tę okoliczność oficjalne zawiadomienie na piśmie, w którym uzasadni powód oraz poinformuje o szczegółowym przedmiocie kontroli. Następnie obydwie strony powinny umówić zarówno czas jak i miejsce, gdzie odbędzie się kontrola (nie zawsze musi być to miejsce wykonywania działalności, w uzasadnionych przypadkach miejscem kontroli może być również odpowiedni urząd o ile obydwie strony wyrażą na to zgodę).

Co może być przedmiotem kontroli ? Generalnie wszystko, co leży w zakresie obowiązków osoby odpowiedzialnej za produkt kosmetyczny. Organy Inspekcji Handlowej najczęściej mogą wystąpić w celu kontroli prawidłowości oznakowania etykiety produktu zgodnie z Art. 19 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 1223/2009 dotyczącego produktów kosmetycznych. Przedmiotem kontroli z ramienia inspekcji Sanitarnej może być najczęściej raport bezpieczeństwa, zgłoszenie produktu kosmetycznego do bazy CPNP, wdrożenie zasad GMP, itp.

Jak się zachować podczas kontroli? Pamiętajmy, że urzędnicy to także ludzie, którzy wykonują swoją pracę, której celem nie jest dokuczanie przedsiębiorcom lecz wypełnianie obowiązków jakie nałożył na nich organ ustawodawczy. Najważniejszy podczas kontroli może okazać się poziom naszej wiedzy. Warto zatem zapoznać się z treścią podstawy prawnej regulującej wprowadzanie do obrotu produktów kosmetycznych, tj.: Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 1223/2009 dotyczącego produktów kosmetycznych oraz ustawy krajowej: Ustawy z dnia 4 października 2018 r. o Produktach Kosmetycznych. Solidna argumentacja może być kluczowym aspektem w sytuacjach spornych, w których, jak zawsze warto zachować wysoki poziom merytoryczny oraz, przede wszystkim, spokój.

Co w przypadku nie dopełnienia obowiązków ? Może się tak zdarzyć, że przedmiotem kontroli okaże się produkt lub produkty, co do których osoba odpowiedzialna nie dopełniła obowiązków (np. brak raportu bezpieczeństwa). W takiej sytuacji z pewnością warto bezzwłocznie rozpocząć współpracę z firmą, która taki raport przygotuje a na potrzeby kontroli wystawi oficjalne zaświadczenie, że proces oceny bezpieczeństwa jest w toku. Uczciwe zachowanie, zwłaszcza w sytuacji, w której osoba odpowiedzialna za produkt kosmetyczny nie dopełniła obowiązków wynikających z aktualnie obowiązujących przepisów prawnych, może jedynie zaprocentować w takich okolicznościach.

Importer może wyznaczyć osobę mającą siedzibę na terenie Wspólnoty na osobę odpowiedzialną, udzielając jej pisemnego upoważnienia, które ta osoba akceptuje w formie pisemnej. W takiej sytuacji oczywiście wszystkie obowiązki osoby odpowiedzialnej za dany produkt kosmetyczny określone Art. 5 Rozporządzenia (WE) 1223/2009 pełni wyznaczona osoba.

Dane osoby odpowiedzialnej za produkt kosmetyczny to jeden z obligatoryjnych elementów oznakowania etykiety produktu kosmetycznego, zgodnie z Art 19 Rozporządzenia (WE) 1223/2009. Ponadto w przypadku produktów importowanych należy również podać na etykiecie produktu kraj pochodzenia.

Definicją dystrybutora objęte są wszystkie osoby prawne lub fizyczne, zarówno w handlu hurtowym, jak również detaliści sprzedający produkty bezpośrednio Konsumentowi.

Zgodnie z Art. 2 Rozporządzenia (WE) 1223/2009: „dystrybutor" oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną w łańcuchu dostaw, niebędącą producentem ani importerem, która udostępnia produkt kosmetyczny na rynku Wspólnoty. 

W związku z powyższym dystrybutor nie jest postrzegany jako osoba odpowiedzialna za produkt kosmetyczny, poza jednym szczególnym wyjątkiem opisanym poniżej.

Czy i jakie obowiązki prawne ma dystrybutor ? Obowiązki dystrybutorów określa Art. 6 Rozporządzenia (WE) 1223/2009 a do najważniejszych z nich należy aby przed udostępnieniem produktu na rynku dystrybutor sprawdził czy na etykiecie produktu kosmetycznego zostały zamieszczone w sposób prawidłowy (zgodnie z Art. 19 Rozporządzenia (WE) 1223/2009) następujące elementy oznakowania: dane osoby odpowiedzialnej za produkt kosmetyczny, numer partii oraz wykaz składników. Ponadto należy zweryfikować czy nie upłynęła data minimalnej trwałości dla produktu kosmetycznego.

Czy dystrybutor może pełnić funkcję osoby odpowiedzialnej za produkt kosmetyczny ? Tak, w szczególnym przypadku określonym przez Art. 4 Rozporządzenia (WE) 1223/2009 określającym osobę odpowiedzialną: dystrybutor jest osobą odpowiedzialną, jeżeli wprowadza produkt kosmetyczny do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym lub zmienia produkt już wprowadzony na rynek w sposób mogący mieć wpływ na zgodność z obowiązującymi wymogami. W tej sytuacji dystrybutor traktowany jest już jako osoba odpowiedzialna i w związku z tym zobligowany do zapewnienia zgodności w zakresie obowiązków osoby odpowiedzialnej za produkt kosmetyczny wprowadzany do obrotu.